I Ubivox kan du selv oprette en ny systembruger. Det gør du under ‘Konto’ → ‘Brugere’. Hvis en bruger ikke længere skal have adgang til systemet skal de deaktiviseres samme sted, navnlig i checkboksen ‘Aktiv’. De vil efterfølgende blive logget ud øjeblikkeligt og kan ikke tilgå systemet.
Systembrugeren skal selv vælge sprog, hvilket godt kan være et andet sprog end det en anden systembruger benytter.
Tidszonen er også vigtigt at få indtastet korrekt (hvis du sidder i DK, så vælg Europe/Copenhagen) idet der vises aktuelle tidspunkter for fx hvornår en modtager har tilmeldt sig dit nyhedsbrev.
Der er også andre steder i Ubivox, hvor man skal tage højde for hvilket sprog man vælger. Bl.a. ‘Notifikationssprog’
‘Notifikationssprog’ finder du under ‘Konto’ → ‘Kontaktinformationer’, det vil sige at alle meddelelser du modtager fra systemet er på det valgte sprog.
‘Listesprog’: Vælg den liste du gerne vil redigerer og gå ind under ‘Listemenu’ → ‘Listeindstillinger’. Det sprog du vælger til din liste vil vise sig på den måde, at det der er synligt for en potentiel modtager fx en formular til arkivet vil være på det valgte sprog.
Note: Det er ikke muligt at slette en systembruger da mange systemmæssige data og logs er bundet op på brugeren.
Når en bruger slettes, vil alle handlinger, brugeren har udført, også blive slettet – det er en konsekvens af den databasestruktur, vi gør brug af. Derfor kan vi ikke tilbyde muligheden for, at en bruger kan slettes, men kun at brugeren kan deaktiveres.
Suspenderes en konto, slettes de tilhørende informationer (herunder brugere) efter et antal måneder. Brugeren hænger altså ikke fast for evigt, men fjernes når alle andre data fjernes, og den derfor ikke længere er relevant.