Du sidder nu og skal i gang med at udsende nyhedsbreve i Ubivox. Noget af det første du skal have på plads, er at få dine modtagere ind i systemet.
Til det skal du oprette og navngive en liste til dem i Ubivox. Dernæst er det importering af dine modtagere det gælder.
Filen med dine modtagere, er det vigtigste og hvordan den er gemt er næsten lige så vigtigt for at få dem rigtig importeret ind i systemet.
Det er sådan at den største udfordring du kan opleve, i det at komme godt i gang med at udsende nyhedsbreve, er ikke at have din liste parat.
Vi vil rigtig gerne hjælpe på vej, derfor har vi opstillet denne guide med guidelines du kan arbejde ud fra, og forhåbentlig give dig en forståelse for, hvordan du får lavet den bedste importeringsfil ind i systemet.
Det er godt at have styr på nedenstående før den importeres:
- Hvordan er din fil med modtagere e-mails stillet op? Fx hav kun relevante kolonner med data, samt at have korrekt prefix med, fx “Data: Navn; Data: Firma”.
- Hvor kommer filen fra? Er den en eksport-fil fra et andet system fx. en webshop, Google Contacts?
Filer skal indkodes i UTF-8
I Ubivox sendes der data i UTF-8-tegnsættet, og er det som virker bedst når der skal konfigureres en import.
Yderligere er det bedst at filen er gemt i formatet .xls i Excel.
CSV
Har du en CSV-fil (med kommasepareret værdier) kan det give nogle hindringer med special tegn. Du vil opleve at hvis din fil er gemt i et tegnsæt, som systemet ikke kan genkende, vil den ikke importeres.
Til det er den nemmeste løsning at åbne filen i Excel eller i Open source programmet LibreOffice og gemme den som en Excel-fil (.xls). Så vil filen blive genkendt i importeringen.
En CSV-fil gemt med tegnsætningen (text encoding ) Western Europe ISO-8859-15 skaber ofte problemer, men det kan ikke ses på filen, først når du har konfigureret en import.
Ved en importering vil du opleve at den ikke uploades, det du skal gøre er at åbne den i Excel eller som alternativ i LibreOffice og gemme tegnsætningen helst i UTF-8 eller som alternativ Western Europe ISO-8859-15 og dernæst i formatet .xls fil, så kan den importeres.
Har du en CSV-fil, hvor du ved at tegnsætningen er Unicode UTF-8, kan filen importeres med det samme.
Så det centrale er, at har du en CSV-fil gemt med tegnsætningen Unicode UTF-8, kan den ikke åbnes i Excel, der skal den importeres direkte til Ubivox.
Har du derimod en CSV-fil med tegnsætning Western Europe ISO-8859-15, kan den ikke importeres til Ubivox før den har været åbnet i Excel eller Libreoffice.
Vi kan anbefale Libreoffice, som er et Opensource program, deres regne-ark program Calc er et godt alternativ til fx Excel, til at håndtere tegnsætning og indlæse datafiler i.
Du kan åbne din fil og se hvilket Character set det er i. Vi anbefaler Unicode (UTF-8) i tegnsætningen.
Dernæst gemmer du filen med et nyt navn og vælger filtypen “.xls”
Punycode
Har du en liste, hvor mange af modtagerne har specialtegn i deres e-mail som fx.
“jordbær@grød.dk” vil du opleve at få en notification med nedenstående:
An error occurred while processing your request:
E-mail address is not valid: Contains non-ASCII characters
Her vil den rigtige vej være at konvertere domænet til Punycode.
Det er en kompleks proces, og vi anbefaler ikke rigtig at bruge IDN domæner til e-mails, da det er ringe understøttet under leveringen af e-mails, i det mange email-klienter ganske enkelt ikke er kompatible.
Se et eksempel på en konvertering her
Punycode er en kodningssyntaks og bruges til internationaliserede domænenavne, kort sagt IDN eller IDNA (internationalisere Domænenavne i Programmer).
Der er to situationer, man kan støde på specialtegn i e-mailadresser; de kan optræde før og efter @’et.
Optræder de efter @’et, er det selve domænet, og her konverterer man normalt domænet med de særlige tegn til såkaldt Punycode.
Vi understøtter punycode-domæner, hvis de importeres i punycode-format, men Ubivox konvertere ikke automatisk domænet til Punycode.
Vi anbefaler ikke fremgangsmåden som sådan da der kan opstå problemer med punycode-domæner, som kan give leveringsproblemer.
Optræder specialtegn før @’et, er det selve brugeren på domænet, der har specialtegn i brugernavnet, og her har vi truffet det valg, at vi ikke understøtter specialtegn.
Årsagen er her, at vi endnu ikke ser udbydere, der rent faktisk understøtter specialtegn i brugernavnet.
Det skal understreges, at eksempelvis i GMail ikke kan sende e-mails til modtagere med specialtegn i brugernavnet. Det vil kun give leveringsproblemer.