I Ubivox kan modtagere importeres fra Excelark eller CSV-filer. Proceduren er den samme for begge filformater, men her gennemgår vi for nemheds skyld import fra Excelark.
1) Opstil e-mail adresserne i excel
Skriv ’email’ som overskrift i kolonne A, og så e-mailadresserne nedefter.
Ønsker du at importere mere data end blot e-mailadressen, skal excelarket inkludere datafalter, der kan se ud som følger:
I eksemplet importeres e-mailadresse, fornavn, efternavn og køn. Bemærk at datafelterne skal være oprettet i Ubivox, før ovenstående import vil kunne gennemføres. Disse skal være nøjatige: navnet opgivet efter “Data:” skal være identisk med datafeltets navn i Ubivox.
Læs om hvordan datafelter oprettes her
2) Lister & modtagere
Når modtagere importeres, lagres de på en liste i Ubivox; denne liste fungerer som adressebog. Vi anbefaler at samle alle modtagere på én liste. Ønskes flere lister, kan man oprette en ny liste, ved at klikke ‘Ny’ → ‘Liste’ i hovedmenuen i Ubivox.
Du kan altid se en oversigt over dine lister på ‘dit ‘Dashboard’.
3) Gå til Importering
Klik på ‘Kontakter’ i hovedmenuen, og klik på ‘Import’. Klik dernæst på ‘Opret ny import’.
4) Vælg din fil fra computeren og klik på Upload fil.
5) Konfigurer din import
Vælg først listen, du vil importere modtagerne til. Indtast dernæst samtykkeinformation – beskriv kort i hvilken situation modtagerne har tilmeldt sig, eller er blevet tilmeldt. Detaljeret samtykkeinformation vil hjælpe Ubivox til hurtigere at kunne afklare eventuelle klager fra modtagere.
Du skal nu fortælle Ubivox hvor i importfilen de enkelte modtagerdata findes. Vælg først hvilken kolonne i filen, der indeholder e-mailadressen.
Når du importerer kan du selvfølgelig oprette ny kontakter, men også opdatere eksisterende kontakter og deres datafelter. Du kan enten opdatere et datafelt med en dynamisk værdi (taget fra modtagerens række i importfilen) eller give det en statisk værdi på tværs af alle modtagere i filen. Dermed kan du indsætte den samme værdi i datafeltet for alle modtagere, uden at Excel eller CSV-filen behøver indeholde værdien.
Her er et eksempel med statiske datafelter:
Ønsker du at importere flere data end blot e-mailadressen og/eller statiske datafelter, skal du markere boksen ‘Opdater modtagerdata’. Du får nu, på samme måde som med e-mail-adressen, mulighed for at vælge hvilke datafelter på kontoen, der passer med hvilke kolonner i importfilen.
Husk: For at kunne anvende et datafelt i forbindelse med import skal du først tilknytte det din liste. Det gør du ved at klikke på listen, f.eks. fra dit Dashboard, så på “Listemenu” → “Listeindstillinger”. Sæt nu et hak ved siden af de datafelter der skal bruges til denne liste.
Bemærk de avancerede valgmuligheder i bunden
De øvrige valgmuligheder, som ikke skal bruges i første import, kan du læse mere om her.
Klik ‘Gem og fortsæt’ – du føres nu videre til en side, hvor du skal bekræfte importen. Hvis Ubivox finder for mange e-mailadresser med fejl i filen, eller der er andre problemer i forhold til importen, får du mulighed for at gå tilbage og uploade filen på ny.
Tryk på ‘Start import’ – modtagerne importeres nu.
6) Modtagerne importeres
Du får, ved hjælp af den grønne bar, løbende information om hvor langt i processen importen er. Du kan forlade siden, og endda logge ud af din konto, hvis importen tager tid at færdiggøre. Du får automatisk en e-mail, når importen er gennemført.
7) Kontroller resultatet
Klik på Vis detaljer-knappen og du får en oversigt over hvordan din import performed.
Når importen er gennemført, får du mulighed for at se resultatet.
Denne vejledning forklarer import statistikken.