Import af e-mail adresser

I Ubivox kan modtagere importeres fra Excelark eller CSV-filer. Proceduren er den samme for begge filformater, men her gennemgår vi for nemheds skyld import fra Excelark.

1) Opstil e-mail adresserne i excel

Skriv ‘email’ som overskrift i kolonne A, og så e-mailadresserne nedefter.

Import af e-mailadresser - billede 1

Ønsker du at importere mere data end blot e-mailadressen, skal Excelarket se ud som følger:
Import af e-mailadresser - billede 2

I eksemplet importeres e-mailadresse, fornavn, efternavn og køn. Bemærk at datafelterne skal være oprettet i Ubivox, før ovenstående import vil kunne gennemføres.
Læs om hvordan datafelter oprettes her

2) Gem filen, så den ender på .xls

Ubivox godtager ikke .xlsx-filer, så filen skal gemmes som .xls. Gem filen som version 1997-2003 på Windows, og 1997-2004 på Mac.

Import af e-mailadresser - billede 3

3) Lister & modtagere

Når modtagere importeres, lagres de på en liste i Ubivox; denne liste fungerer som adressebog. Vi anbefaler at samle alle modtagere på én liste. Ønskes flere lister, kan man oprette en ny liste, ved at klikke ‘Ny’ → ‘Liste’ i hovedmenuen i Ubivox.

Du kan altid se en oversigt over dine lister på ‘dit ‘Dashboard’.

4) Gå til Importering

Klik på ‘Kontakter’ i hovedmenuen, og klik på ‘Importering’. Klik dernæst på ‘Opret ny import’.

Import 0

5) Vælg din fil fra computeren og klik på Upload fil.

import 1

6) Konfigurer din import

Vælg først listen, du vil importere modtagerne til. Indtast dernæst samtykkeinformation – beskriv kort i hvilken situation modtagerne har tilmeldt sig, eller er blevet tilmeldt. Detaljeret samtykkeinformation vil hjælpe Ubivox til hurtigere at kunne afklare eventuelle klager fra modtagere.

Import 2

Du skal nu fortælle Ubivox hvor i importfilen de enkelte modtagerdata findes. Vælg først hvilken kolonne i filen, der indeholder e-mailadressen.

Du kan enten opdatere et datafelt med en dynamisk værdi (taget fra modtagerens række i importfilen) eller give det en statisk værdi på tværs af alle modtagere i filen.
Dermed kan du indsætte den samme værdi i datafeltet for alle modtagere, uden at Excel eller CSV-filen behøver indeholde værdien.

Her er et eksempel med statiske datafelter:

Ønsker du at importere flere data end blot e-mailadressen og/eller statiske datafelter, skal du markere boksen ‘Opdater modtagerdata’. Du får nu, på samme måde som med e-mail-adressen, mulighed for at vælge hvilke datafelter på kontoen, der passer med hvilke kolonner i importfilen.

import4

Husk:  For at kunne anvende et datafelt i forbindelse med import skal du først tilknytte det din liste. Det gør du ved at klikke på listen, f.eks. fra dit Dashboard, så på “Listemenu” → “Listeindstillinger”. Sæt nu et hak ved siden af de datafelter der skal bruges til denne liste.

Import af email adresser opdatering 1

Bemærk de avancerede valgmuligheder i bunden

import5

De øvrige valgmuligheder, som ikke skal bruges i første import, kan du læse mere om her.

Klik ‘Gem og fortsæt’ – du føres nu videre til en side, hvor du skal bekræfte importen. Hvis Ubivox finder for mange e-mailadresser med fejl i filen, eller der er andre problemer i forhold til importen, får du mulighed for at gå tilbage og uploade filen på ny.

Tryk på ‘Start import’ – modtagerne importeres nu.

import6

7) Modtagerne importeres

Du får, ved hjælp af den grønne bar, løbende information om hvor langt i processen importen er. Du kan forlade siden, og endda logge ud af din konto, hvis importen tager tid at færdiggøre. Du får automatisk en e-mail, når importen er gennemført.import 7

8) Kontroller resultatet

Klik på Vis detaljer-knappen og du får en oversigt over hvordan din import performed.

import 8

Når importen er gennemført, får du mulighed for at se resultatet.
Denne vejledning forklarer import statistikken.

Related Articles

Leave A Comment?